Zeven tips voor snelle en succesvolle implementatie van Koppeltaal

U gaat aan de slag met Koppeltaal. Maar wat komt daar allemaal bij kijken? En hoe voorkomt u dat het een langlopend IT-project wordt binnen uw organisatie? Het afgelopen jaar hebben we gezien dat de technische implementatie van Koppeltaal in 4 tot 6 weken kan worden gerealiseerd. Hoe kunt u dat ook in uw organisatie voor elkaar krijgen? We geven u 7 tips.

Tip 1: Voor u begint: bepaal hoe en waar u in het zorgproces eHealth en ROM wilt inzetten. Op welke manier stelt u dit vervolgens beschikbaar aan behandelaar en cliënt (denk hierbij o.a. aan portalen). Doe dit niet alleen, betrek actief uw leveranciers en VZVZ in de vormgeving van dit proces.

Tip 2: Maak gebruik van reeds ontwikkelde Koppeltaal-functionaliteit. Nu het proces en de inzet duidelijk is, kijk welke van de in te zetten eHealth applicaties, ROM etc. gebruik maken van Koppeltaal; zijn uw leveranciers al IT deelnemer? Zo ja, maak een afspraak met de betreffende leveranciers en vraag welke functionaliteit zij bieden; welke Koppeltaal-berichten hebben zij al ontwikkeld? Denk aan Single Sign On (SSO; direct vanuit het EPD of portaal naar een ROM- of eHealth-applicatie klikken), het uitwisselen van cliënt- en behandelaargegevens, het samenstellen van een behandelplan of de mogelijkheid tot inzicht in status en voortgang van de taken van de cliënt. Kijk vervolgens welke functionaliteit de te koppelen applicaties allebei ondersteunen en maak een keuze.

Tip 3: Kies een projectmatige aanpak. Hoe klein het project of implementatie ook is, stel een (project)team samen met uzelf als projectleider namens de organisatie, de betrokken leveranciers en Koppeltaal. Plan een kick-off meeting om de planning af te stemmen en afspraken omtrent testen en in productiename. U maakt hierbij handig gebruik van de Koppeltaal aansluittool.

Tip 4: Testen! Uw leveranciers gaan aan de slag met de configuratie van de applicaties en voeren samen tests uit om er zeker van te zijn dat alles conform specificatie en afspraak functioneert. U doorloopt samen met uw leveranciers een succesvolle verplichte ketentest. Deze fase wordt afgesloten met een ondertekende eigen verklaring door de organisatie. En u kunt in productie.

Tip 5: Vergeet uw organisatie niet. Informeer de behandelaars over Koppeltaal en vertel wat dit voor hen gaat betekenen. Geef instructie. Hoe moeten men de nieuwe functionaliteit gebruiken, hoe past het op een effectieve manier in de behandeling van de cliënt en wat levert het de behandelaar en de cliënt op (gemak, efficiëntie, monitoring).

Tip 6: Richt het beheer in. Mogelijke verstoringen of problemen wilt u snel signaleren en oplossen. Het volgen van de Koppeltaal-beheerworkshop is dan ook voorwaarde om in productie te kunnen gaan. Na het volgen van deze workshop weet u wat er van uw organisatie wordt verwacht en wat u nog moet doen om de beheerorganisatie goed in te richten.

Tip 7: Start klein. Begin met een kleine groep enthousiaste behandelaars om eerste ervaringen op te doen en gebruik hen als ambassadeurs voor de brede uitrol binnen de organisatie.

Komt u er niet uit, loopt u vast of wilt u sparren over de mogelijkheden: zoek dan contact met het implementatiemanagement Koppeltaal. Zij kunnen putten uit een rijk assortiment aan ontsluitingsmogelijkheden en ervaringen!