De cliëntreis zorgt voor inzicht in het proces en scherpt de vraag aan

Het idee van een cliëntreis ontstond tijdens de eerste GGZ-deelnemersraad op 20 februari. Een aantal deelnemers gaf aan behoefte te hebben aan een overzicht van de toepassingsmogelijkheden van Koppeltaal in elke fase van het behandelproces. Zo ontstond het idee om gezamenlijk een generiek toepasbare cliëntreis te ontwikkelen.

Een cliëntreis is een schematische weergave van een generiek behandelproces welke in de taal van de zorgprofessional duidelijk maakt hoe Koppeltaal in verschillende fases zowel de patiënt als behandelaar kan ondersteunen.

Samenwerken aan resultaat

Samen met vertegenwoordigers van Mentaal Beter, GGZ Eindhoven en GGZ Centraal is op 4 april een start gemaakt met het uitwerken van de generieke cliëntreis.

Deze is tijdens de GGZ-deelnemersraad op 8 mei 2019 aan alle deelnemers gepresenteerd en werd goed ontvangen door de aanwezige deelnemers. Volgens hen biedt deze cliëntreis een goed uitgangspunt voor startende GGZ instellingen om inzichtelijk te krijgen welke toepassingsmogelijkheden Koppeltaal kan bieden vanaf het moment van doorverwijzen tot tijdens de behandeling.

Voordelen zijn:

  1. Tijdens de oriëntatiefase bestaat de behoefte aan praktijkvoorbeelden waarin duidelijk wordt welke toepassingsmogelijkheden Koppeltaal heeft om cliënt en behandelaar te ondersteunen gedurende het blended care proces. De generieke cliëntreis biedt hierbij uitkomst en dient als belangrijke kapstok bij het verder uitwerken van gewenste Koppeltaal toepassingen binnen de oriënterende instelling. De adviseur helpt hier graag bij.
  2. Tijdens de ontwerpfase kan een cliëntreis met use cases de dialoog met leverancier(s) op gang brengen en eenvoudig de behoeften en eisen in kaart brengen: welke use cases en/of koppeltaalberichten ondersteunt een leverancier al en welke wil de instelling graag ontwikkelt zien?
  3. Generieke toepasbare cliëntreizen vereisen eenzelfde aanpak, wat implementatie zal vereenvoudigen en versnellen.

Doorverwijzing tot start intake

Clientreis pagina1

Jelmer Postma is een man van 38 jaar. Hij woont samen met zijn vriendin Karin en hun twee katten Jip en Saar. Jelmer is projectleider van een groot project vanuit het ICT-bureau waar hij werkt. Daarnaast draait hij ook mee in andere projecten. Het is een drukke baan waar er veel van hem wordt gevraagd.

De laatste tijd voelt hij zich moe en lusteloos. Karin maakt zich zorgen omdat ze ziet dat hij initiatiefloos en kortaf is en merkt dat hij moeite heeft met slapen. Ze stuurt Jelmer naar de huisarts. De huisarts geeft aan dat hij rust moet nemen. Omdat hij een depressie vermoedt, wordt Jelmer doorverwezen naar een GGZ instelling. De GGZ instelling verwerkt de aanmelding in het EPD.

Het screeningteam van de GGZ instelling beoordeelt vervolgens de aanmelding, waarna de cliëntgegevens worden doorgestuurd naar het behandelaarsportaal.  

Via dit portaal (of het EPD) kiest het screeningteam een passende ROM vragenlijst en zet een welkomstmodule en passende zelfhulpmodules klaar voor Jelmer om een beter beeld te krijgen van de startsituatie van de behandeling.

Zodra het screeningteam de betreffende ROM vragenlijst en modules toekent aan Jelmer, wordt Jelmer automatisch aangemaakt in het cliëntportaal** (of eHealth platform ) en ontvangt via e-mail een uitnodiging om in te loggen op zijn cliëntportaal waar de ROM vragenlijst en modules voor Jelmer klaarstaan.

Intake tot start behandelplan

Clientreis pagina 2

Vanuit zijn cliëntportaal kan Jelmer de ROM vragenlijst en modules invullen voor de behandelaar. Jelmer logt in op zijn cliëntportaal en ziet knoppen om de ROM vragenlijst en modules te starten. Jelmer klikt en de vragenlijst wordt geopend. Jelmer kan nu de vragenlijst invullen over zijn klachten, gezondheid en verwachtingen, maar stopt halverwege. Hij vindt de vragen te moeilijk.

De behandelaar krijgt via zijn behandelaarsportaal een reminder om de status van Jelmer te checken en ziet dat er al een poosje niets is gebeurd. In het behandelaarsportaal ziet de behandelaar dat Jelmer ingelogd is op zijn cliëntportaal en dat de ROM vragenlijst gestart is, maar halverwege is onderbroken, zonder resultaat. Er is inmiddels een week niets gebeurd. De behandelaar besluit Jelmer te bellen om te vragen wat er mis gaat.

Jelmer geeft aan dat hij de vragenlijst en modules moeilijk vindt en dat hij daarop afhaakt. Dat is onderdeel van het probleem waarom Jelmer in de eerste plaats kwam. In overleg besluiten behandelaar en Jelmer een familielid bij te schakelen om te helpen bij het invullen van de vragenlijst en modules. Jelmer nodigt via zijn cliëntportaal zijn vrouw uit om mee te helpen. Het familielid kan op zijn eigen systeem zien wat Jelmer heeft ingevuld en daarop toelichting geven voor de behandelaar. De behandelaar krijgt in zijn behandelaarsportaal een signaal dat er een relatie is toegevoegd aan de pagina van Jelmer. Met behulp van zijn vrouw lukt het om de vragenlijst en modules af te ronden. De behandelaar krijgt signaal van de afronding in zijn behandelaarsportaal en bekijkt de resultaten ter voorbereiding op het volgende gesprek met Jelmer.

Uit de eerste resultaten blijkt dat de problematiek niet ernstig is. Wat Jelmer’s huisarts al vermoedde, wordt door de behandelaar bevestigd. Jelmer heeft een depressie. Er kan behandeld worden met blended care. In gesprek besluiten Jelmer en behandelaar voor maatwerk op het gebied van eHealth en monitoring. Jelmer gaat de Journey app gebruiken om zelf doelen te stellen, te monitoren en met zijn familie en vrienden passende content voor zelfzorg te verzamelen. De behandelaar voegt de ROM vragenlijst, interventie(s), en game(s) toe aan het behandelplan van Jelmer en kent de Journey app toe aan Jelmer.

Verloop behandeling

Clientreis pagina 3

Jelmer logt thuis in op zijn cliëntportaal en ziet een code om de Journey app te activeren en instructies om de app via de appstore te installeren op zijn iPhone. Hij gebruikt de code uit zijn cliëntportaal om de app te activeren. Verder kan Jelmer ten alle tijden zijn complete behandelplan inzien op zijn cliëntportaal.

Na ingebruikname van de Journey app gaat Jelmer vol goede moed aan de slag met zijn taken en doelstellingen. De behandelaar ziet met regelmaat status, voortgang en resultaten uit de Journey app van Jelmer langskomen in zijn behandelaarsportaal.

Op een gegeven moment denkt de behandelaar aan een filmpje op internet waarvan hij denkt dat het behulpzaam kan zijn voor Jelmer. Hij kopieert een link naar het filmpje in een bericht dat hij Jelmer stuurt vanuit zijn behandelaarsportaal. Jelmer opent de Journey app in de ochtend en ziet daar een tip van zijn behandelaar. Jelmer bekijkt de tip en voegt deze toe in de app.

Het is inmiddels een jaar later en het gaat gelukkig beter met Jelmer. Tussentijds heeft Jelmer meerdere evaluatie momenten gehad met zijn behandelaar. Tijdens deze evaluaties werden onder meer de afgeronde taken en tussentijdse resultaten besproken die de behandelaar terug zag in zijn behandelaarsportaal. Afhankelijk hiervan, werden de taken en doelstellingen in het behandelplan en de Journey app aangepast. Met als resultaat dat Jelmer weer op de goede weg is. Er wordt een herintegratietraject gestart samen met Jelmer zijn bedrijfsarts. Het is de verwachting dat Jelmer over een paar maanden voor volledig gaat werken.

Meer informatie

Ook kennis maken met de mogelijkheden van Koppeltaal met de cliëntreis? Neem contact met ons op.